文書管理規程がないと、文書の廃棄と電子化が問題に

文書管理規程の好きな社会保険労務士です。過去にも、何度か文書管理に関してのブログをアップしていますので、是非参考になさってください。
たまった文書類を廃棄したい・令和3年度版
マイナンバー開始から7年、書類の保存年限と廃棄は?
電子帳簿保存法・インボイスの対応は、ルール策定から

今回と言うか今年令和6年になって、複数のお客様からご相談を受けています。
結論から書くと、
1)文書管理規程により、文書管理全般のルールを明確にする
2)改正電子帳簿保存法の対応は、そのルールとともに行う
です。

なぜ相談を受けているのかその原因は同じで、改正電子帳簿保存法の施行に伴い文書管理システムを導入したが、廃棄やデジタル化のルールがないので、先に進まない。システムのベンダーに相談すると、「普通は社労士に相談」だそうで…。古い紙のタイムカードや賃金台帳、社会保険労働保険の手続書類が控えを含めて相当な分量になっている、その保管場所を有効活用するのでスペースを空けて欲しい、、、、、

大阪社労士事務所・文書管理規程がないと、文書の廃棄と電子化が問題に
(改正電子帳簿保存法は、今年の1月から施行されていますが。)

保存ルールについては、過去ブログから引用。赤字部分は今回追記。

お客様におすすめした保存期間は、次のとおり。法定の保存年限とは違っていますので、ご注意ください。

  • 人事記録
    永久、ただし現実には退職してから80歳になるくらいまで。できれば90歳乃至100歳程度まで保存したい。退職後5年間(当面3年)では短いと思います、実際は。
  • 賃金台帳など
    10年、いちおう会社法の規定などを考えれば。以前書いたように税理士先生の請け売り。
  • 公文書(社会保険、雇用保険など)
    10年、万が一のことを考えて
  • 就業規則などの社内規程
    永久、やはり過去の経緯が分かっている方が良い。これは、変更見直しの際によく感じます。

タイムカード(出勤簿)は、法定どおりなら5年(当面3年)。賃金台帳の記載項目に問題が無ければ、5年(当面3年)を過ぎた分は廃棄処分でしょうね。←文書管理規程等の規定どおりに処分します。いちおう会社・企業の資産になるので。

電子化は、システムのやり方にもよるので、絶対に「コレ」という方法はありません。担当も、ブランチが多ければ誰が行うのか、クラウドストレージ等に保存するにもアクセス権限の設定も必要。それらも、規定しておきます。

って、よく考えたら、これらって12月以前に対応すべきことでした。ただ、お客様からは年が明けてからのご相談なので。

起算日はいつ?

人事記録の関係は完結の日が退職、解雇や死亡の日となっています。

「えっ、社保は手続き後2年保存で良いのでは?」
実務上は、そのような取り扱いがされていることもあります。が、本来は、退職後2年間は保存してください、と。保険料の納付時効と合わせて考えるだけではよろしくない場合もあると言うことです。

同じように、離職票は4年。再発行や何らかの事情で期間の延長があるかも知れない、そう言うことです。

デジタルデータ化

参考までに~

質問
 労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。

回答
 労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない、と定めています。これらの書類をパソコン上で作成して保存するには
(1)法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
(2)労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
(3)誤って消去されないこと。
(4)長期にわたって保存できること。
 などの要件を満たしていなければなりません。

関係する法律等

●e文書法
●特定個人情報等取扱規程・個人情報等取扱規程(マイナンバーなど)
●プライバシーマークの関連規程、ISMSの関連規程

廃棄・処分の方法については、取扱規程で規定されているので、それに則って廃棄等を行います。

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