文書管理規程がないと、文書の廃棄と電子化が問題に

文書管理規程の好きな社会保険労務士です。過去にも、何度か文書管理に関してのブログをアップしていますので、是非参考になさってください。
▶たまった文書類を廃棄したい・令和３年度版
▶マイナンバー開始から７年、書類の保存年限と廃棄は？
▶電子帳簿保存法・インボイスの対応は、ルール策定から

今回と言うか今年令和６年になって、複数のお客様からご相談を受けています。
結論から書くと、
１）文書管理規程により、文書管理全般のルールを明確にする
２）改正電子帳簿保存法の対応は、そのルールとともに行う
です。

なぜ相談を受けているのかその原因は同じで、改正電子帳簿保存法の施行に伴い文書管理システムを導入したが、廃棄やデジタル化のルールがないので、先に進まない。システムのベンダーに相談すると、「普通は社労士に相談」だそうで…。古い紙のタイムカードや賃金台帳、社会保険労働保険の手続書類が控えを含めて相当な分量になっている、その保管場所を有効活用するのでスペースを空けて欲しい、、、、、

（改正電子帳簿保存法は、今年の１月から施行されていますが。）

保存ルールについては、過去ブログから引用。赤字部分は今回追記。

タイムカード（出勤簿）は、法定どおりなら５年（当面３年）。賃金台帳の記載項目に問題が無ければ、５年（当面３年）を過ぎた分は廃棄処分でしょうね。←文書管理規程等の規定どおりに処分します。いちおう会社・企業の資産になるので。

電子化は、システムのやり方にもよるので、絶対に「コレ」という方法はありません。担当も、ブランチが多ければ誰が行うのか、クラウドストレージ等に保存するにもアクセス権限の設定も必要。それらも、規定しておきます。

って、よく考えたら、これらって１２月以前に対応すべきことでした。ただ、お客様からは年が明けてからのご相談なので。

起算日はいつ？

人事記録の関係は完結の日が退職、解雇や死亡の日となっています。

「えっ、社保は手続き後２年保存で良いのでは？」
実務上は、そのような取り扱いがされていることもあります。が、本来は、退職後２年間は保存してください、と。保険料の納付時効と合わせて考えるだけではよろしくない場合もあると言うことです。

同じように、離職票は４年。再発行や何らかの事情で期間の延長があるかも知れない、そう言うことです。

デジタルデータ化

参考までに～

関係する法律等

●ｅ文書法
●特定個人情報等取扱規程・個人情報等取扱規程（マイナンバーなど）
●プライバシーマークの関連規程、ISMSの関連規程

廃棄・処分の方法については、取扱規程で規定されているので、それに則って廃棄等を行います。

大阪社労士事務所

【大阪社労士事務所は、就業規則・労務相談をメイン業務とする社会保険労務士事務所です。】

年次有給休暇の管理、有休の計画的付与制度の導入、働き方改革の支援、就業規則の変更・見直し、各種規程の策定も行っています。
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