たまった文書類を廃棄したい・令和3年度版

お客様から連絡、「たまった文書類を捨てたいのですが、法定の保存期間はネットで見ましたけど、それで良いのでしょうか」と。

事情を伺うと、書類を綴ったファイル類が増えすぎていて、何とかしたいとのこと。新型コロナウイルスの影響で、過去の書類を整理していたら、気になりだしたらしいのです。

法定の保存期限・保存期間については、ネットで検索していただくと、正確なものが分かりますので、どうぞ。それだけではお客様が理解しにくいのです。
(賃金台帳や労働者名簿を本当に3年で廃棄して良いのかと訊かれたら、私は「うーん」となってしまいます。過去にも「文書を廃棄したいが、実際にはいつどれを?」記事をアップしています。)

以降、法的な文書保存期間ではなく「実務的にどうしたら」というエヴィデンス無しの私桑野の主観を書きます。

閲覧はご注意ください。(法的根拠は基本ありません!)











大阪社労士事務所・たまった文書類を廃棄したい・令和3年度版

連絡をいただいたお客様ですが、1)従業員規模は2ケタ、2)創業から20年以上、3)文書管理規定は無し、です。創業からの正確な年数は分かっていますが、ぼやかしています。

お客様におすすめした保存期間は、次のとおり。

  • 人事記録
    永久、ただし現実には退職してから80歳になるくらいまで
  • 賃金台帳など
    10年、いちおう会社法の規定などを考えれば
  • 公文書(社会保険、雇用保険など)
    10年、万が一のことを考えて
  • 就業規則などの社内規程
    永久、やはり過去の経緯が分かっている方が良い

人事記録はどこまでを「人事記録」とするかは、その従業員・社員の入社してから退職するまでの履歴が分かるものは全て。辞令や契約変更、さらには懲戒処分の関係まで。
(基本給の変更まで人事記録とすると、賃金台帳も該当するかもですが、その辺は融通を利かせてください。)

電離放射線健康診断、特定化学物質健康診断の一部は30年、石綿(アスベスト)健康診断は40年保存することになっています。扱っている企業様は少ないかも知れませんが、法定の保存期間ですのでご注意を。じゃあ、普通の定期健康診断は、と問われれば法定の5年でなく、「人事記録」の考えの方がスッキリします。

役所に提出する前の下書き・コピーや受付印を押された提出控えは、特別なことが無い限りは、公文書が発行されれば廃棄しても良いのでは? 資格の取得喪失や標準報酬の関係の公文書は10年も保管すれば十分ですが、、、、、

紙ベースのものは、法定の保存期限・保存期間を過ぎれば、スキャンしてpdfで保存、紙そのものは廃棄しても良いでしょう。
(このあたりは、本当なら文書管理規程や内部マニュアルでまとめておきたいです。)

一つ注意していただきたいのは、あくまで社内の情報としての保存期間です。何らかの理由で外部に提出する場合は、顧問の弁護士さんなり税理士さんなりにご確認いただくことを強くおすすめします。

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