マイナンバー開始から７年、書類の保存年限と廃棄は？

つい先日、ある企業の人事総務の担当者様から電話でご相談がありました。先に断っておきますが、顧問先様ではないので、個別の内容には立ち入ってアドバイスや回答はしておりません。

「マイナンバーの廃棄はどうしたら良いのでしょうか？」
これが、その人事総務の担当者様の質問。なぜ、弊所・大阪社労士事務所に電話したのかと伺うと、Google検索で検索結果に出てきたかららしい。

保存年限については、国税庁のウェブサイトで確認したそう。

ただ、廃棄の方法については、自社の特定個人情報等取扱規程（マイナンバー規程などの名称でもＯＫ）に基づいて行います。廃棄だけでなく、保管などもルールに則って行います。

これは、平成２８年（２０１６年）１月にマイナンバーがスタートする前に、セミナーを開催したときであっても、▶特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）に基づいて特定個人情報等取扱規程を作成するよう強くアドバイスをしていました。取扱規程の位置付けは労働基準法の就業規則です。ですので、１０人以上従業員・社員がいる場合には、私桑野は「特定個人情報等取扱規程は、作成義務あり」としていました。

安全管理措置の面から、特定個人情報等取扱規程はオープンにせず、担当者限りとする考え方もありますが、内容自体全ての従業員等に関わります。それ故、大阪社労士事務所では「就業規則の扱い」です。

お電話をいただいた企業様の規模は、数十名らしく、１０１名以上ではないので特定個人情報等取扱規程は作成しなかった、と。

「シュレッダーで処理すれば良いのでしょうか？」
電話口の向こうで、人事総務の担当者様がつぶやきました。
「シュレッダーで処理、廃棄して良いかは、企業様のご判断なのですよ。取扱規程が無ければ、貴社内でご判断いただくしかありません。」と私。溶解とか、焼却や、マスキングもありえますので。
「文書管理規程があれば、それに従って処理することもできますが。」と言うと、担当者様から中小企業なのでそのような規程は無い、と。

顧問契約がないと、個別の事情や企業の人事労務・管理部門の方針が分からないので、答えたくても答えようがないのです。

「分かりました」とだけ聞こえて、電話は切れました。数分でした。

保存年限７年の問題

こちらは国税庁のＦＡＱに出ているので、単純に「７年」と勘違いしやすいのですが、もう一度よく読みましょう。また、国税庁は法令に基づいて書かれていますので、企業の側に特定個人情報等取扱規程（マイナンバー規程）や先の文書管理規程がある場合は、そこで何年保存とされているのか廃棄の方法がどうなっているのか。

来年の１月でマイナンバーが施行されて７年になるので、即廃棄できるものと考えていたようです。

昔も書いたかも知れませんが、知り合いの税理士先生は、税務関係の書類は１０年は保管して欲しい、と。別の税理士先生は「税務調査があったら、それ以前の書類は全部捨てても良いとアドバイスしている」そうです。

顧問社会保険労務士がいない場合は、顧問税理士に確認するのが間違いないのでは。あくまで、取扱規程が無い場合ですけど…。
（弊所・大阪社労士事務所なら、相談だけの「労務相談顧問」も承っております。）

親切な社会保険労務士なら「シュレッダーで処理すれば良いですよ」と言ったかも知れません。が、シュレッダーの処理後の大きさも本来は決めておいた方が良い…。でも、安全管理措置、不安ですね。

久しぶりに、あの頃を思い出しました。
「マイナンバーセミナー、売上げにはつながらなかったなあ～」

※守秘義務の関係で、脚色しています。

大阪社労士事務所

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