組織図は、人数が少なくても作っておきましょう

つい先日、労働条件の調査のため、某府県の労働基準監督署に出頭してきました。出頭と言うより「来所のお願い」なのですが。文書の最後段には、来なければ訪問しますと記載されていました…。

調査自体は、1時間ほどで終了。大した指摘事項もなく(無かったことにしましょう)、当初考えていた想定指摘事項は逆に指摘されず、ちょっとガッカリ。

その調査は、従業員数が概ね20名以上で就業規則の届出がなされていない事業場に向けてのものでした。企業全体では20名を超えていたのですが、事業場単位では10名に満たず、かつ就業規則も2年ほど前に提出していたのに。

主任監督官が調査に当たってくださったのですが、「なんでやろね。うちのデータが全く反映されてませんね。」と。36協定届も全事業場で毎年届出しておりますが、そのデータも反映されていないって、どういうことなんでしょうか。

大阪社労士事務所・組織図は、人数が少なくても作っておきましょう

さて、その1時間を少し超える調査で、調査官に質問されたのが「組織」のこと。労働条件や就業規則のことは、非常に短時間しか訊かれていません。

事業場が、3つ4つほどあるのですが、何回か説明してやっと理解していただけたかと。持参書類に、組織図は書かれておらず、会社側では組織図は作っておらず、社長(代表者様)の頭の中にあるだけ。

組織図を持っていって説明したら、調査は30分も掛からなかったのではないかと、後で思いました。

で、今回の調査のことを含め、メモしておきます。

  • 組織図は、必ず作って持っていきましょう
    持参書類に書いていなくても、です。エクセルで、適当に作っても全く問題ありません。複数の事業部課に所属している場合は、それが分かるように。年齢を自動計算させて表示させると、色々便利です。
  • 事業場(事業所)が、複数あるときは届出等は要注意
    本社以外にも、支社・支店・営業所・工場・倉庫・店舗などがある場合は、労働保険の適用・36協定届・就業規則は事業場ごとです。弊所のブログ記事にも何度も書いています。労働保険・36ともに、人数制限はないのでご注意を!
  • 調査の類いで、怒っても得はありません
    となりのテーブルで調査を受けていた方は、かなりケンカ腰で対応していました。監督官(調査官)も人間です、良い気はしません。今回賃金台帳の記載項目で指摘されかけましたが、ちょっと「こうちゃいます?」で指摘無しに済みました。

組織図の作り方ですが、グラフィカルにする必要は無いので、エクセルにベタ打ちで良いかと。テンプレートも使う理由はありません。入退社、配置転換、転勤ごとに変更修正しないといけないので、簡単な方が良いです。メモ書きもしましたが、年齢を自動計算させてカッコ書きで名前の後ろに引っ付けてみてください。
(DATEDIF関数を使います。何日現在の組織図とするので、自動計算できます。社員名簿とリンクさせれば、楽です。社員名簿だけでも良いのですが、管理職者や事業場・事業所がパッと分かる方がより良いでしょう。総勢100名様くらいまでなら、という前提で。)

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