使える業務マニュアルを作る

ある企業の社長様からご相談を受けました。
「辞めたら困る社員が、辞めたいと言ってきたので、何とかエエ方法がないかアイディアを出して欲しい。」

スポットのご依頼なのですが、状況を伺いました。

  • 業種は、書けません。(卸売業とでもしておきましょうか)
  • 従業員数は、二ケタ、100名には到達していません。
  • 「辞めたら困る社員」は、ベテランの社員。

なぜ辞められたら困るのかと伺うと、返ってきた言葉は次の通りでした。
「その社員にしか分からない事務作業なり、取引先があるから。」
(実は、どこの企業様にもこの言葉は非常に良く言われます。)

業務マニュアルの有無を確認すると、「割とキッチリしたものがある」との社長様の声でした。退職期日は、就業規則の退職の規定どおり◯か月先と言うことで、「キッチリした業務マニュアル」があれば、何も問題はないのではないか。と、そのまま社長様にぶつけてみると「そんな、業務マニュアルだけで解決しない仕事もいっぱいあるから」。

「では、そのまま社長様のお気持ちを、その社員さんにお伝えしては?」そうお答えするのがせいぜいです。//

大阪社労士事務所・使える業務マニュアルを作る

業務マニュアルの作成

過去に何度か書いている業務引継書と同じような考え方で作ります。

  • 年次業務、数年に一度の業務を含む
  • 期毎の業務
  • 月次業務
  • 旬間業務
  • 週ごとの業務
  • 日ごとの業務
  • 作業ごとの業務
  • 取引先毎の特別な業務(特別な事情)

など、期間で区切れば、比較的書きやすいと思います。事務・管理部門だけでなく、営業やショップ・飲食店も同じです。

ツールは特別なものは使いません。ワードかエクセルか、使いやすいもので良いでしょう。世の中にはマニュアル作成ツールもありますが、まずはワードかエクセルで。CRMを利用しているなら、取引先・顧客毎の対応はそちらに入力するのが基本です。

職種・職責・担当毎に作りますので、冊数(ファイルの数)は多くなります。隣接する担当者や上司には、内容について確認してもらいます。(ここで、秘密があとか、特殊なやり方があとか言う方もいますが、仕事の属人化を防ぐには当然のことです。)

業務マニュアルをバージョンアップする

前任者から、業務マニュアルを引き継いだ場合は、その業務マニュアルをベースに改変します。

前任者が急に辞めた場合であっても、「上司や隣接の担当者」が一度は業務マニュアルに目を通しているはずですから、慌てる必要もありません。
(実際には、解雇とか、田舎の親族の死亡などで急な自己都合退職もありますけど。)

プラス引継書があれば、安心です。引継書は、直近で急いで行う必要のある内容を書きます。取引先ごとに特殊事情があれば、必ず書いていただきましょう。

で、業務マニュアルをほったらかしにしないで、せめて年に1回は直属の上司に確認してもらいます。バージョン管理もしておきます。

紙ベースなら、加筆・修正は都度ペンで書き込み等を行います。そして年に1度ファイルへ書き込むという原始的な方が分かりやすいです。

社内Wikiは?

マニュアル作成のツールには、無料ならWikiもあります。

が、企業内で「この業務しかない」場合というのは少ないです。訪問介護事業でも、管理部門の仕事があります。

取りあえず、紙ベースで業務マニュアルを作るのが、良いのでは。

辞めさせたくない社員の問題は?

「では、そのまま社長様のお気持ちを、その社員さんにお伝えしては?」とお伝えしましたが、社長様の反応は?

その前に、業務マニュアルの作り方をお話ししていると、「ウチのはそんなんじゃない」と。業務ごとに書いてあって、時間や期間では書いていないとか。現物は拝見していないので、実際はどうなのか確認できませんでしたが。それ自体は、書き方の問題であって…。

少しプラスしたアドバイスをしたら、社長様曰く
「良かった、会社も私も間違っていなかった」と。(?)

まあ、納得された感じだったので、私は応接を出て、会社を出ました。

労務相談顧問
就業規則の作成・変更・見直し
ハラスメントの外部相談窓口


大阪社労士事務所

【大阪社労士事務所は、就業規則・労務相談をメイン業務とする社会保険労務士事務所です。】

年次有給休暇の管理、有休の計画的付与制度の導入、働き方改革の支援、就業規則の変更・見直し、各種規程の策定も行っています。
労働条件自主点検表が送付された場合の対応もおまかせください。

ご相談・ご依頼は、ご遠慮なくどうぞ。

電話 06-6537-6024(平日9~18時)
不在時は、折り返しお電話させて頂きます。
または、「お問い合せ」フォームから。

貴社の人事労務の問題点をチェックします

外部から人事労務の問題点を指摘される前に、労働トラブル発生の前に、企業の人事労務問題点を監査します。是非、ご相談ご利用ください。▶人事労務監査
(社会保険労務士は、企業の経営労務監査をサポートします。)

働き方改革の情報も、就業規則見直しセミナー

次回のセミナー開催は、7月5日です。セミナーだけでなく、個別相談の対応も行っています。働き方改革対応セミナーも、同日開催。内容は、「簡単わかりやすい同一労働同一賃金の対応」になります。

「働き方改革の実務対応セミナー」「就業規則見直しセミナー」の講師も承っております。

a:601 t:1 y:0