文書を廃棄したいが、実際にはいつどれを？

お客様から、文書の管理・処分についてご相談をいただきました。顧問契約をいただいてから数年経つのですが、こちらの企業様からは初めての文書関係の質問。

「昔からの文書をとにかく廃棄・処分したい。が、実際にどの文書をどういうタイミングで廃棄すれば良いのか、具体的に教えて欲しい」

• 文書管理規程はあります。もっとも、具体的な文書名がなく、保存期間がいつまでか不明確。
• 法定保存期間をネットで調べたが、それをそのまま当てはめて良いのか。（と、総務部長から指示があり、私・顧問社会保険労務士に）
• 社歴が長いため、昔からの書類がずーっと保管されている。コレを機会にデジタル化を考えたいらしい…。
• 社員数は数十名の規模

実際の規定は、こんな感じ。これだけでは、無理ですね。（同一では無いです

例えば、労働者名簿＝労働者の退職等の日から３年、賃金台帳＝最後の記入日から３年、雇入れまたは退職に関する書類（履歴書、誓約書、退職届など）＝労働者の退職等の日から３年が、法定保存期間（法定保存年限）。

文書管理規程の定めの通り、３年で廃棄しても構いません。ただ、在籍していたことの書類を３年で完全に捨てるのは、どうかと。他社から、在籍確認をされた場合であれば「法定保存期間を過ぎており、確認ができません」でも良いと思いますが。

上記例で書くと、労働者名簿＝永久保存（規定上、ただし８０歳程度で廃棄も）、賃金台帳＝１０年保存、雇入れ退職時の書類＝３年でも良いが自社内で決断を～。

労働者名簿は、入社退社の日付が残るので、その労働者が６５歳（６５歳まで雇用なら６８歳）になる程度でも良いかとは思いますが、規定に沿って永久保存←後で。賃金台帳は、顧問税理士の先生のご意見も踏まえ１０年、雇入れ退職時の書類もできたら６５歳になるまで？

個別の書類名毎の保存期間は、規程では無く、「マニュアル」で整理することに。弊所の担当はあくまで人事労務・社会保険なので、総務部の書類に関してはアドバイスしやすいですが、営業や現場の書類に関しては、タッチしにくく。

ご担当者様から、ひと言「面倒ですね！」

文書管理規程は、最低限必要。それと一緒に「文書管理マニュアル」で各担当者様が迷わず、処分・廃棄できるようにしたいところです。シュレッダーか、溶解か、焼却かは、だから規程でキッチリ決めておく方が良いはずです。廃棄までの流れ（フロー）もですよ！

注）守秘義務の関係で、脚色しています。

大阪社労士事務所

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