文書を廃棄したいが、実際にはいつどれを?

お客様から、文書の管理・処分についてご相談をいただきました。顧問契約をいただいてから数年経つのですが、こちらの企業様からは初めての文書関係の質問。

「昔からの文書をとにかく廃棄・処分したい。が、実際にどの文書をどういうタイミングで廃棄すれば良いのか、具体的に教えて欲しい」

  • 文書管理規程はあります。もっとも、具体的な文書名がなく、保存期間がいつまでか不明確。
  • 法定保存期間をネットで調べたが、それをそのまま当てはめて良いのか。(と、総務部長から指示があり、私・顧問社会保険労務士に)
  • 社歴が長いため、昔からの書類がずーっと保管されている。コレを機会にデジタル化を考えたいらしい…。
  • 社員数は数十名の規模

実際の規定は、こんな感じ。これだけでは、無理ですね。(同一では無いです

第X条(文書の保存期間)
 文書の保存期間は、法令その他特別に定めのある場合のほか、帳簿はその閉鎖のとき、その他の文書は編綴のときから起算し、以下の5種類に区分する。
 ①永久保存
 ②10年保存
 ③5年保存
 ④3年保存
 ⑤1年保存

大阪社労士事務所・文書を廃棄したいが、実際にはどれをいつ?

例えば、労働者名簿=労働者の退職等の日から3年、賃金台帳=最後の記入日から3年、雇入れまたは退職に関する書類(履歴書、誓約書、退職届など)=労働者の退職等の日から3年が、法定保存期間(法定保存年限)。

文書管理規程の定めの通り、3年で廃棄しても構いません。ただ、在籍していたことの書類を3年で完全に捨てるのは、どうかと。他社から、在籍確認をされた場合であれば「法定保存期間を過ぎており、確認ができません」でも良いと思いますが。

上記例で書くと、労働者名簿=永久保存(規定上、ただし80歳程度で廃棄も)、賃金台帳=10年保存、雇入れ退職時の書類=3年でも良いが自社内で決断を~。

労働者名簿は、入社退社の日付が残るので、その労働者が65歳(65歳まで雇用なら68歳)になる程度でも良いかとは思いますが、規定に沿って永久保存←後で。賃金台帳は、顧問税理士の先生のご意見も踏まえ10年、雇入れ退職時の書類もできたら65歳になるまで?

個別の書類名毎の保存期間は、規程では無く、「マニュアル」で整理することに。弊所の担当はあくまで人事労務・社会保険なので、総務部の書類に関してはアドバイスしやすいですが、営業や現場の書類に関しては、タッチしにくく。

ご担当者様から、ひと言「面倒ですね!」

文書管理規程は、最低限必要。それと一緒に「文書管理マニュアル」で各担当者様が迷わず、処分・廃棄できるようにしたいところです。シュレッダーか、溶解か、焼却かは、だから規程でキッチリ決めておく方が良いはずです。廃棄までの流れ(フロー)もですよ!

注)守秘義務の関係で、脚色しています。

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