社保労保の電子申請化をスムーズに行う

「桑野さんの社会保険労務士事務所は、電子申請に対応してますか?」というご質問をいただいたのですが、もちろん社会保険・労働保険の電子申請に対応しております。

また、同業者の社会保険労務士の先生から「勤務先ではe-Gov経由で手続きを行っています」2連発のお答えをいただき、備忘録を兼ねてメモしておこうという気になりました。

※社会保険・労働保険の電子申請義務化は、来年・令和2年4月から大法人(資本金1億円超)が対象です。それ以外の企業様も、電子申請化の参考にしていただけますように。

電子申請化に当たって、連動・連携する部分

社会保険・労働保険の電子申請化にあたって、どの部分を変えるのかを検討します。

  • 社会保険・労働保険の部分だけ
  • 給与計算も追加で
  • 給与計算・勤怠管理システムを追加で
  • 人事情報も一切合切まとめて

費用に負担が少ないのは、社保労保の電子申請化だけに絞った場合です。連動・連携は、API連携まで考えるのか、CSV経由でも構わないのか。給与計算ソフトも、勤怠管理システムも同じような感じで、API連携ならワンタッチあるいはシームレス、CSV経由でのデータインポートならワンクッション入るので、若干の手間が生じます。

年間で、給与計算12回、ボーナス計算2回、年末調整1回は考えておきます。賞与支払届、算定基礎届は、個々人のデータをインポートする必要があるので、確実にできることが前提です。給与計算ソフトで紙出力された数字を、改めて手で入力するのは問題外です。←この部分をRPAで処理させるという考えもありますが…。

大阪社労士事務所・社会保険・労働保険の電子申請義務化のコンサルを行っています。電子政府の総合窓口e-Govイーガブ

電子申請システムは、クラウド系?それとも?

社会保険・労働保険の電子申請システムには、クラウド型とオンプレミス型(インストールするタイプ)があります。直接e-Govを経由して電子申請するのも構いません。

が、ちょっと待ってください。

かんたんにメリット・デメリットを書いておきます。

  • e-gov経由
    ◯追加の費用は無し。せいぜい電子証明書の取得費用だけ。
    ×ブラックボックス化してしまう。記入(入力)のチェックがしにくい。被保険者の情報は、コピペがせいぜい。
  • クラウドタイプ
    ◯取り扱いが簡単なことが多い。クラウドの給与計算システムや勤怠管理システムと連携しやすい。
    ×従業員数が増えるにつれ、ランニングコストがかさむ。人数によっては、タイムラグが発生することがある。
  • インストールタイプ
    ◯従業員数に関係なく、ランニングコストは変わらないことが多い。
    ×他の給与計算ソフト・勤怠管理システムとのデータのやりとりは、CSV経由になることが多い。

e-Gov経由での電子申請は、おすすめしません。現実には、大企業様でもご利用なさっているのですが、書いたように「ブラックボックス化、ノーチェック状態」になりがちです。電子証明書は代理人(総務部長や人事課長など)のものを使うケースが多いと思いますが、実際の作業は担当者・係員がするので、チェックしにくいのです。

クラウドでもインストールでも、新たに電子申請システムを導入する方をおすすめします。一部非常に高額なシステムもありますが、社会保険労務士が使っているシステムは、余程の大事務所以外は安価なシステムであることがほとんどです。

固有名詞は出しませんが、クラウドで1名当たり300~500円、インストールタイプで初期20~40万円、2年目以降10万円程度を見込んでください。ランニングコストはシステムによって全く違いますので、お見積もりが必要です。

※IT導入補助金を利用するのもありです。

導入までにすること

「今までの業務フローを、変える?変えない?」
どうしますか、ってことです。
今ある無駄を放置したままでは、電子申請システムの導入が逆に混乱を招くかも…。

もう、役所へ行くことも書類を郵送することも激減します。公文書も届出の控えもすべてネット経由で、pdfであったりdocファイルであったりします。

従業員・被保険者からの情報提供も、紙ベースで行うのか、クラウド経由で行うのか。各事業所の担当者を通じて行うのか、グループウエアなどを通じて直接社会保険・労働保険の手続き担当者へ送るのか。

各企業様の風土がありますので、何が良いのか、ベター・ベストなのかは、論ずることはできません。ただ、関係する業務の省力化・合理化にはつながるはずです。

ちなみに、36協定届や就業規則の電子申請は、現在のところ、お客様にはおすすめしていません。

被保険者数が少ない場合

資本金の額が1億円超であっても、従業員数が数十名クラス、あるいは従業員全体では100名を超えても雇用保険の被保険者が数十名しかいない大法人様の場合は、どうするのか。
(数十名とは、ざっと30名様くらいまででしょうか。)

自社で電子申請システムを導入するだけではありません。社会保険労務士と手続きに関して顧問契約(社会保険労務士顧問)を依頼する方法もあります。すでに、社会保険労務士と顧問契約を締結している大法人も少なくないと思います。

コストと手間を考えれば、顧問契約(社会保険労務士顧問)でも構わないし、自社で対応したいと言うことであればクラウド型の電子申請システムの導入が良いかと思います。

※弊所・大阪社労士事務所でも手続き代行をメインとする社会保険労務士顧問業務や、大企業様向けの社会保険・労働保険のアウトソーシング業務を行っていますが、コストと手間を考えれば、大企業様ならアウトソーシングされずに自社対応される方が「お得」です。従業員数・被保険者数目安では200名がボーダーです。

大阪社労士事務所の社保労保の電子申請化コンサルは?

5万円から、です。
お気軽にお問い合せください。

「ご相談(1回1時間半まで)、報告書1~2枚程度」であれば5万円から、業務改善・業務フローの見直しや、就業規則・社内規程の変更・見直し、電子化会議への出席などは別料金です。

なお、特定のベンダーやシステム会社と、代理店契約・パートナー契約は行っていませんので、特定の電子申請システムをおすすめすることはありませんので、ご安心ください。

大法人様以外の、ごく普通の中小企業様に対しても電子申請化コンサルを行っています。


大阪社労士事務所

【大阪社労士事務所は、就業規則・労務相談をメイン業務とする社会保険労務士事務所です。】

年次有給休暇の管理、有休の計画的付与制度の導入、働き方改革の支援、就業規則の変更・見直し、各種規程の策定も行っています。
労働条件自主点検表が送付された場合の対応もおまかせください。

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