「下記」は使い方が難しい、別の言い換え方

ビジネス文書の書き方、と思われたかも知れません。今、ある企業様の就業規則類の変更・見直しを行っていて、その途中での記録(覚え書き)です。

規定を見ていると、ところどころに「下記」が使われています。下記の通りとする、と表現されています。意味的には「次に書かれているとおり」を言いたいのだとは思うのですが、一応「下記」を使う場合はルールがあります。

  • 「記」をセットに使う
  • 「以上」を締めに使う

なぜ就業規則で使われたのかは分かりません。その就業規則や社内規程を作成されたご担当者様の書き方だったのでしょうか。社内規程では使わない方が良いかと…。役所の文書ではよく使いますけど。

「下記」だと堅い気がして、使いたかったのかも知れません。「次の通り」「以下の通り」で十分に通じます。ただ、作成時のご担当者と依頼されたご担当者が同一の場合、「この部分、変えましょう」と言い出しにくいこともあります。

大阪社労士事務所・「下記」は使い方が難しい、別の言い換え方

今チェックしている就業規則以外でも、「この文言があれば見直し必至」のフレーズをいくつか挙げておきます。(過去にもアップあり)

  • 「この規則に定めのない事項は、労働基準法その他の法令の定めるところによる。」
  • 「採用後2週間以内に次の書類を提出しなければならない。」
  • 休職の条件に「欠勤が〇か月続いた場合」
  • 「著しく」「著しい」を含む服務規律、遵守事項
  • 「この規則を改変するには、従業員代表の意見を聴かなければならない。」

類似の規定を含め、このような内容が記述されている就業規則・社内規程であれば、早期に見直しをすることをおすすめします。理由については、「その他の法令全てを調べることはできない」「法令違反」「条件が不明確」などです。

どう変えるのか、それは貴社の事情、実情、方針等がありますので、「これがベスト」を記載することはできません。変更・削除することで労働条件の不利益変更に当たることも考えられます。「この規則を改変~」は余計なので削除すれば良いのですが、出版社のモデル規程で使われているフレーズなので、結構入っているケースが多いです。
(会社の人事労務部門で変更後、労基署提出前に意見書へ意見を書いてもらう(聴く)のと違うと、私桑野は判断しています。)

逆に、規定されていないとマズいなあと思うのは、こんな感じ。

  • マイナンバー(個人番号)の規定が入っていない
  • 個人情報の利用についての規定が入っていないか不十分

他にも書きたいのですが、あり過ぎます。法改正の「パワハラ防止措置」や「70歳までの就業機会確保」、少し前の「年休5日取得させるための事業主の年休時季指定」は、記載があろうがなかろうが…。あと、育児介護休業規程は厚生労働省のひな型をそのまま使う企業様が多いのですが、努力義務が含まれていること、一部の規定は労使協定がある前提ですので、ご注意ください。

一度、就業規則を始め、賃金規程などの社内規程をチェックしてみては?

※守秘義務の関係で、内容については脚色しています。

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