「出張先のホテルが予約できない、宿泊費が～」

新年の挨拶もどこへやら、お客様からの電話。
「今年は遠方のお客様にもご挨拶を、と言うことで出張の計画を立てていたんですが、旅費規程がネックになってしまって、予約をどうするのか…。」

１月だけでなく、２月の宿泊予約も同じような状況だとか。個人的には遠方への出張もできる限り日帰りで済ましている私からすると、宿泊付きの出張はうらやましいけれど。

おそらく「全国旅行支援」が始まった影響もあるかと。インバウンドの増加、受験・卒業旅行などの毎年の事情などもあるとは思います。この話は以前にもブログにしていたような記憶が…。

１）上位者の宿泊費に合わせる、２）例外として上限に関係なく宿泊できるホテルに予約する、３）旅費規程の宿泊費上限を改定する。今回は２）を選択するしか方法はありません。３）を提案したら、少し間がありました。←電話なので。
（旅費規程には、例外規定を設けている場合がほとんど。）

おそらく電話を掛けてきている人事総務のご担当者様は、営業の部署からああだこうだ言われていることが想像できます。

昔、別の企業様から言われたことを思い出しました。
「上限を設けずに実費支給にすると、そのエリアの高いホテルを希望、予約する傾向があり、困っている。」
その企業様では、現場・営業部署が直接宿泊予約をしているので、そうなってしまうのだそうで。
（総務や経理の部署が宿泊予約を行うところは、できるだけ安いホテルを選択する傾向があります。ご担当者様の言葉から～）

確か新型コロナ禍になる前の３年４年前にも同じような状況があったものの、旅費規程を変更することなく、今日まで至ってしまっている感じです。

ルールを守り通すのか、ルールの例外規定を遠慮無く適用するのか、人事総務のご担当者様からすれば勝手に判断できません。例外規定も「例外」の範囲までは細かく規定していないので、管理職でも判断がつかず、社会保険労務士に電話してきた、と。

こういう場合、「顧問社労士が例外規定の適用をすすめた」と書かれて、旅費関係の請求書や精算書などの備考欄に残る訳です。

ようやく、新型コロナ禍の前に戻り始めたのでしょうか。

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