「マイナンバーの送り方を教えてください」

ある企業の人事総務のご担当者様から、こんなご質問をいただきました。
「税理士の先生や社会保険労務士の先生へ、マイナンバーを送る方法を教えてください。」

(その企業の顧問社会保険労務士さんが、弊所・大阪社労士事務所に電話しろと言ったらしい!? ホンマなら、顧問契約をウチへ変更してください。)

私 「貴社の取扱規程に基づいて、顧問の先生にお渡しするのが正しいやり方ですが。」
電話「その、取扱規程とは、何でしょうか?」
私 「個人番号、マイナンバーのコトですけど、その取扱いについてのルールです。決めてないでしょうか?」
電話「そういうルールは、前任者からも社長からも聞いていません。」

やっと事情が見えてきました。その人事総務のご担当者様は最近採用されたばかり。マイナンバーのやりとりについての引き継ぎもなかったそうで。顧問社会保険労務士さんは、情報からすると結構年配? で、新任さんから質問攻めにあって面倒くさくなって、電話しろとなったようで…。なんでウチの事務所?

大阪社労士事務所・「(個人番号)マイナンバーの送り方を教えてください」

特定個人情報等取扱規程(マイナンバー取扱規程など)で、マイナンバーの送付・渡す方法を決めます。建前上は101人以上なら義務うんぬんなのですが、従業員数が10人以上なら就業規則として整備することを、過去の弊所主催「マイナンバーセミナー」でも強くおすすめしていました。

その取扱規程がなければ、そもそも他者である私には何もアドバイスできることがあるはずもなく…。一般的な送付方法についてならと思い。。。。。

私 「セキュアな接続って分かりますか?」
電話「それ、分かりません。聞いたことありません。」
私 「では、レターパックとか書留で送るのが良いんじゃないでしょうか。記録が残りますし。」
電話「それ、お金が掛かりますよね?」
私 「ええ、でもルールがないのなら、レターパックとか書留が良いと思いますよ。」
電話「メールでは、送ったらダメでしょうか?」
私 「暗号化すれば、良いです。」
電話「暗号化って何でしょうか?」

セキュア通信
2つの主体が互いと通信する時に、第三者にその通信が聞かれることを望まなければ、その主体は他の誰もその通信内容が理解できない。これは安全な手段による通信、いわゆるセキュア通信(セキュアつうしん)として知られる。例えば、「https」で始まるURLにアクセスすると、暗号化通信になり、セキュア通信の一つと言える。
(ウィキペディアから引用)

そろそろ我慢ができなくなって、「貴方が良いと思う方法で送れば良い」旨お伝えして電話を切りました。きっとメールで送りたかったのでしょう。電話を受けて10分も経っていませんが、考えることのできないヒトを人事総務の担当として配置する企業は、問題有りです。弊所・大阪社労士事務所のお客様でないことが、せめてもの救いです

分かったこと
やはり、マイナンバーの取扱規程は、従業員・社員の数が10人以上なら、就業規則の一部として社内に整備・備え付けることが必要。

労務相談顧問
就業規則の作成・変更・見直し


大阪社労士事務所

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