紙の給与明細書を、ウエブ給与明細に変える

給与計算を受託していて作業の部分が大きいのが、給与明細書を個人毎に封筒に封入するところ。個人的・事務所的にも変えたい部分で有り、お客様からもチラホラとウエブ明細にしたいという声も聞こえてくる今日この頃です。

備忘録を兼ねて、ブログにアップしておきます。
(2018年11月15日現在の情報で)

ウエブ給与明細にフォーカス(+安いこと)していますので、勤怠管理ツールや年末調整の部分については、書いていません。社会保険・労働保険の電子申請ツールとの連携についてもチェックしていません。また、クラウド系の安めのシステムを探していますので、1千名を超えるような大企業には該当しないと思います。

記載しているITベンダー・開発会社とは、パートナー契約等は締結しておらず、リンクに関してはアフィリエイトでもありません。独断と偏見に基づいて記載していますので、「間違っている」「もっと良いシステムがある」なら教えてください。
(パートナー契約をすると、社会保険労務士事務所用のIDを無償で提供してもらえますので、気になる場合は弊所宛にご相談ください。)

まず、最初にすべきことは

それは、給与体系・賃金体系の見直しと整理です。

支給基準を明確化、ハッキリしないような支給条件があれば、賃金規程でも変更を加えます。できるだけシンプルかつ分かりやすくするのが目的です。

基本給は別として、職能給も個人毎に決める、第2基本給も個人毎に決める、さらには役職手当も個人毎に決めるというような賃金規程では、さじ加減でどうにでもなってしまうので、本来的には良いことではないと言えます。仕方のないケースもありますが、ウェブ給与明細への切り替えを良い機会として検討いただけたら。

また、毎度書いていることですが、締め日と支払日の関係も、いったん見直していただけたら。間が10日間では短いです。例えば、20日締め28日払いのケースだと、3月9月が厳しい年が出てきます。締め日が月末以外で翌月払いのケースだと、間が15日間でも「4月5月」「12月1月」が苦しいです。理想を書けば、15日程度は欲しいです。

勤怠に紐付く諸手当は、整理統合・見直しをして良いでしょう。

大阪社労士事務所・ウエブ給与明細についての備忘録

給与明細書をそのままウエブに置き換える

フリーウェイ給与計算
外部リンク→https://freeway-kyuuyo.net/

今の紙の給与明細書を、メール配信で行います。(メールに給与明細pdfのアドレスが記載されています。セキュリティ面で少しだけ不安。同一ドメインなどで対応すれば…。)社会保険・労働保険・税務関係も、問題ありません。

【コメント】
月額は、1980円+消費税。
想定できるのは、人数自体は50名60名程度までで、事業所数がいくつもあるような企業様。是非おすすめします、給与明細書の封入・郵送の手間がなくなります。勤怠管理ツールを別に既に導入しているのであれば、人数に関係なく、事業所が多い場合も使えそうです。年間で2万4千円ほどなので、弥生給与の保守料金より安いです。それでいて、給与明細の分、ラクになります!
(弥生給与を使っている場合、機能的に物足りなく感じるかも。)

実際に、使用(試用)しましたが、軽いです。サクサク動くのでストレスはありません。入力した人数が少なかったからかも。

年末調整も紙からウェブに、有名なコレです

MFクラウド給与
外部リンク→https://payroll.moneyforward.com/

利用者の要望を受けてのバージョンアップが頻繁にあります。書かないと宣言しましたが、ウェブ給与明細だけでなく、年末調整の部分が魅力的です。中のヒトに伺ったところ、100名少しなら問題ないが、500名だと重くなるらしいです。
(先日実例を聴いた企業様は、200名ほど。)

【コメント】
あれもこれも全部使えることを考えると、安いのかも知れません。お客様にすすめたくても、人数の関係で置き換えてくれないケースもあります。API連携している勤怠管理システムなら、シームレスに使えます。

実際に、使用(試用)しましたが、使い切れません。既に書きましたが、機能の見直しやバージョンアップ頻度はスゴイですね。税理士事務所の側がMFクラウドの導入に積極的だと、社会保険労務士としてもおすすめしやすいのですが。

30名でジャスト月1万円。高くないと思いますが、給与計算ソフトと思うと高いです。人件費を含むトータルコストで考えれば、高くはないはずです。←ここ、重要です。

勤怠管理ツールを含む、100人以上なら

スマイルワークス
外部リンク→https://www.smile-works.co.jp/price

給与計算だけなら高いのですが、ERPで会計も在庫管理も含んでいます。そこが逆にネックになるかも。そこをクリアできれば…。

【コメント】
人数が多くて、商品・製品の管理をする、オプションでウェブ給与明細を追加すれば勤怠管理ツールも利用できるので、良いと思います。
月額は、std18,000円+オプション1人当たり300円相当(追加は5ごと)。300名なら、月額108,000円+消費税。人数が増えるほど、割安感が出てきます。ホームページにあるように、中堅企業向けです。

実際に、使用(試用)していませんので、勘違いしてるかも知れません。でも、知り合いの誰かに「これ良いよ」と言われたのですが、その人の名前が思い出せません。

無料のウエブ給与明細

IEYASU給与明細
外部リンク→https://payslip.ieyasu.co/

無料です!
あるシステム会社の担当者さんに「有料プランがあるから、すぐには止めないじゃないでしょうね」というお声をいただきました。給与計算ソフトから計算したデータをインポートすれば、ウェブ給与明細にできます。

シームレスでないのが辛いですが、無料です…。ただ毎月の定例業務なので、CSVで流し込むことを考えると…。人数が少なければ、MFも選択肢に入ってくると思います。

本当なら…

給与計算を今の時点で社会保険労務士事務所に委託するのは、おすすめしません。とくに大企業、従業員数が300名を超えるような企業様。その理由は、税務関係の電子申告義務化、社会保険・労働保険の電子申請義務化。アウトソーシング(BPO)で全てが解決する訳ではありません。

勤怠管理システムの設定が適切なら、給与計算にさほど時間は掛かりません。異例な計算が入らない限りは、一瞬と言って良いレベルでしょう。(書きましたが、やはり一人あたり30秒はチェックを含め余裕を見ておくことが必要かと。)

ウェブ給与明細ですので、それはまさに一瞬!クリックするだけ!
給与明細書を印刷して、折り曲げて、封筒に封入して、封筒の封をする。事業所が散らばっていれば、郵送する。そういう手間と時間が省略できます。

給与計算を社会保険労務士事務所に外注するより、賃金体系を見直す・勤怠管理ツールの設定をチャンとする、そうすれば自社対応ができます。外注するにしても、元のデータ(勤怠管理の諸データ)は自社で集計なりをするしかないのですから。給与計算を外注するなら、先に勤怠管理をどうするのか、検討した方が良いです。勤怠管理を見直さなければ、労多くして、得るもの少なし、時間がもったいないです。

元の勤怠データを手で集計するのか、勤怠管理ツールに任せるのか。もう、そんな時代なんです。

社会保険労務士事務所に依頼するのは、チェック自体。

どの給与計算システム・勤怠管理ツールを導入すれば良いのか、そんなご相談にも乗っています。ITコーディネータのいる社会保険労務士事務所、大阪社労士事務所です。

お問い合せください


大阪社労士事務所

【大阪社労士事務所は、就業規則・労務相談をメイン業務とする社会保険労務士事務所です。】

年次有給休暇の管理、有休の計画的付与制度の導入、働き方改革の支援、就業規則の変更・見直し、各種規程の策定も行っています。
労働条件自主点検表が送付された場合の対応もおまかせください。

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