「２０年以上前に退職した社員の証明方法は？」

お客様から連絡が入りました。
「２０年以上前に退職した社員の情報や扶養していた家族の情報を知りたいと言われています。桑野さん、書類をお持ちですか？」

と言われても、お客様とは労務相談顧問の契約なので、就業規則等の社内規程類と労使協定、調査時の対応書類などは持っています。が、従業員さん個人の書類は、ほぼ持っていません。

ちょうどコロナ禍になる前くらいに、諸事情により過去の書類を業者の手で焼却処分したらしく、それ以後は１０年分くらいしか関連書類は保存していない、と。
（この１０年分というのは、当方のアドバイスで。法定の保存期間、扶養控除等申告書は７年、労働者名簿は５年をベースに、せめて１０年くらいは保存してというのが当方の思い。人事情報は、一生（対象者が８５歳とかくらいまで）残すのが理想です。）

何に使うのかはご想像にお任せしますが、在籍証明を希望した元従業員さん、当然のごとく２０年以上前の給与明細等も処分しており、何も無し。社内で、その○○さんが在籍していたことを知っている社員自体、元・上長のお一人だけ。←在籍期間も短く「そんな社員、おった気はするけど」レベル。。。。。

結局、在籍証明等はどうしたのか

仕方ありません。

証明、と言うか、記載できたのは、こんな感じ。
「保存期限を過ぎており、貴殿の希望する事実については、証明することはできかねる」旨を記載し、元・従業員さんに送り返したとか。その後、反論・追加の連絡もなく、過ぎ去ったとか。

配偶者の扶養については、このお客様、少々変わった形で扶養手当（配偶者手当）を出しており、実はいわゆる「税法上の扶養、社会保険での扶養」は証明ができない状態で…。（これ以上は書けません。現在は違う。はず）

別の従業員から、別の在籍証明願い

つい最近のことですが、別の在籍中の従業員から在籍証明（在職証明書）を発行して欲しい、と。
（証明発行願いの書式をそろそろ整えたいと思っていた頃でした。）

なんでも、「賃貸アパートに入居するために会社に在職している証明を発行して欲しい」とか。会社の印を押して欲しいとのこと。私の個人的な感覚だと、健康保険証のコピーや社員証コピーで十分ではないかと思いましたが、コレばっかりは大家さんや不動産会社によるのでしょう。

書式を伺うと、とくに決められていない。。。。。まあ、書式自体はネット検索すれば出てきますが、「入社年月日、証明日付、証明日現在在職している」旨が一番カンタン。ただ、証明日って過去の日付になるけど。

当方、書いたように労務相談顧問なので、書式は提示できても、実際に証明するのは社内のご担当者。

お疲れ様でした～

証明発行願い（証明書の発行申請書）は、ホンマに準備しておきましょう。

※守秘義務の関係で、大幅に脚色しています。複数社の情報を参考にしています。

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