給与明細をペーパーレス化、年末調整もラクに

導入実績として、ようやく書けるようになりました。やっと、クラウド型の給与計算システムを2社ですが、導入支援しました。導入から2か月経ち、感想などを書いておきます。

過去のブログ記事:▶紙の給与明細書を、ウエブ給与明細に変える

弊所の既存のお客様に、昨年の年末にご提案したところ、「導入したい」「話しを聞いてみたい」ということで、年明けに導入支援しました。

今、お客様のご反応は、「給与明細書を、個人毎に配布しなくて良いので、合理的」との声をいただいています。

今回、導入コンサルティングをしたお客様を含め、給与明細書のペーパーレス化に向いている企業様とは、どのような企業形態なのか。

  • 本社以外に、支社・支店・営業所・工場・店舗などが1事業所(1事業場)以上ある
  • シフト勤務制・出張が多いなど、従業員・社員一同が給与支払日の同一時間帯(例えば、午前10時)に集まっていない

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一度でも給与計算周りの実務をしたことがあれば分かるかと思います。給与明細書を印刷する→給与明細書を封筒に封入する→各ブランチへ送付・郵送する→事業所ごとに従業員・社員に配布する、こういう流れです。ドットプリンターを使って給与明細書を印刷している場合は、封入の手間は省けますが、送付するのは同じです。

シフト勤務制、小売店や飲食店などではバラバラに勤務しています。給与の支払日に給与明細書を渡せているかというと、渡せていない場合もあります。そういうときは、店長などの責任者が金庫の鍵を開けて、一人ずつ給与明細書を手渡します。

それだけではありません。
今回は、マネーフォワード給与・人事労務フリーなどであれば、年末調整に関する手続きがハッキリと省力化できます。

紙ベースなら、「対象の従業員・社員に、今年の年調書類をいったん渡して、中身をチェックしてもらう→翌年の書類を記入してもらう→回収する→記入のチェックをする→給与計算ソフトに入力する」という流れになるでしょうか。

「対象の従業員・社員それぞれが、自分で入力する」のが、マネーフォワードやフリーなどです。「配布して、回収して、チェックして」という作業はなくなります。「年調の書類が出て来ない」という給与計算ご担当者様のボヤキもなくなることでしょう。

  • 即ち、年末調整を省力化・合理化したい企業様すべてが、対象

インストールするタイプのオンプレ給与計算ソフトから、クラウド型の給与計算システムに移行するなら、最低でも2回実際に計算してみる必要があると思いました。給与ソフト同士でも、同じですけど。

焦って年末調整のことを思い出す、11月や12月に導入すると、その年の年末調整に間に合うか、微妙なところです。年の前半なら、十分間に合います。

最後にコストですが、間違っていけないのが、コレ。
「クラウド型の給与計算システムの費用」と「インストールするタイプの給与計算ソフトの保守・メンテナンス費用」を比較することです。書いたように、クラウド型の給与計算システムなら「人件費、送付の費用・手間」が大幅にカットできます。

つまり、「クラウド型の給与計算システムの費用」と、「インストールするタイプの給与計算ソフトの保守・メンテナンス費用+省力化できた人件費+不要となった送付の費用・手間」を比較してください。

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