「タイムカード、処分して良いでしょうか?」

お客様から、電話で質問をいただきました。
「タイムカードの保存は、労働基準法で3年ですよね。シュレッダーで廃棄処分しても大丈夫でしょうか?」

お電話をいただいたのは、総務部長。企業規模は、50名?100名?150名?何名?の企業様で、社歴も相当長い。お客様=顧問先様です。

そして、労働時間の記録は、ガッチャン(擬音)のタイムレコーダーで記録したタイムカード。本社だけでなく、支店・営業所ごとにタイムレコーダーがあるので、結構な台数があります。もちろん、タイムカードも1月100枚として、1年で1200枚。10年間で1万2千枚以上も。

労働基準法
(記録の保存)
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

通達等は省略、「その他労働関係に関する重要な書類」に、出勤簿やタイムカードが含まれます。完結した日から、3年間は保存する義務があると言うこと。

で、処分しても良いのか、という冒頭の質問に戻ります。
私「文書管理規程に基づいて、廃棄処分していただくことになります。もちろん、マイナンバー(個人番号)の時もご説明しましたが、処分・廃棄した記録も残してください。」

タイムカードには、社員さんの氏名が記載されているので、個人情報保護法の保護下にあります。処分等の際は、十分ご注意ください。

社歴の長い会社でしたので、幸か不幸か文書管理規程があったんです。ただ、規程の内容は、私が関与する以前の相当昔に策定したもので、かなりアバウト。と言うか、どの文書・書面が○年保存なのか全く分からない…。

別の企業様の場合、文書管理規程は、中身的にはハンコの押印管理規程になってます。

私「タイムカードですが、税法に関する書類、給与計算のベースになったものと判断されたら、完結から7年保存です。実質8年です。」
部長「それ、まるまるマイナンバーの時と一緒ですね。」

ある程度の規模が有り、社歴も長かったので、一応建前に近いアドバイスで。なぜ今廃棄したいのか、それは部屋の模様替えで、文書の保管スペースを減らしたいということのようで。

では、20名30名の従業員規模の企業様からの質問なら?
顧問税理士の先生にご相談くださいね、万が一シュレッダー・焼却する場合は記録(いつからいつまでの分を、どのように)してくださいね、でしょうか。

私の知り合いの税理士先生から「税務調査が来たら、それ以前の書類は全部捨てます」と聞かされ、少しショックを受けたことも。←知り合いの税理士先生、このブログもたまに見てるとか。見ないで!

質問をいただいた企業様にも、顧問税理士・顧問弁護士はいます。が、例によって例のごとく、「タイムカードは人事労務の書類だから、社会保険労務士からアドバイスをもらうように」と、顧問○○先生から。

で、またまた、処分しても良いのか、という冒頭の質問に戻ります。
私「文書管理規程をもうちょっと分かりやすいものに変えましょう。とりあえず、タイムカードの処分はそれまで待ってください。10年以上前の分は、仕方ないですね。」
部長「3年以上前の分、処分して良いですかね?」
私「まあ、、、、」

※守秘義務の関係で、一部脚色しています。


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